Tööandjad töötlevad aja jooksul oma töötajate kohta palju andmeid. Kõik need andmed salvestatakse personalifailis. See fail sisaldab olulisi isikuandmeid ja seetõttu on oluline, et seda tehakse turvaliselt ja õigesti. Kui kaua on tööandjatel lubatud (või mõnel juhul kohustuslik) neid andmeid säilitada? Sellest blogist saad lähemalt lugeda personalitoimikute seadusjärgse säilitusaja ja sellega toimetuleku kohta.
Mis on personalitoimik?
Nagu eespool mainitud, peab tööandja sageli tegelema oma töötajate personaliandmetega. Need andmed tuleb korralikult salvestada ja seejärel hävitada. Seda tehakse personalifaili kaudu. See hõlmab töötaja(te) nime ja aadressi andmeid, töölepinguid, tulemusaruandeid jne. Need andmed peavad vastama AVG eeskirjade nõuetele ja neid tuleb säilitada teatud aja jooksul.
(Kui soovite teada, kas teie personalitoimik vastab AVG nõuetele, vaadake meie personalifaili AVG kontrollnimekirja siin)
Töötajate andmete säilitamine
AVG ei anna isikuandmetele konkreetseid säilitustähtaegu. Personalitoimiku säilitustähtajale ei ole ühemõttelist vastust, kuna see koosneb erinevat tüüpi (isiku)andmetest. Iga andmekategooria kohta kehtib erinev säilitusperiood. See mõjutab ka seda, kas isik on endiselt töötaja või on töölt lahkunud.
Säilitustähtaegade kategooriad
Nagu eespool öeldud, on personalitoimikus isikuandmete säilitamisega seotud erinevad säilitusperioodid. Arvestada tuleb kahe kriteeriumiga, nimelt sellega, kas töötaja on endiselt tööl või on töölt lahkunud. Järgnevalt on näidatud, millal tuleks teatud andmed hävitada või pigem säilitada.
Praegune personalitoimik
Endiselt töötava töötaja jooksvas personalitoimikus sisalduvatele andmetele fikseeritud säilitustähtaegu ei määrata. AVG paneb tööandjatele üksnes kohustuse hoida personalitoimikud ajakohasena. See tähendab, et tööandjal endal on kohustus määrata tähtaeg personalitoimikute perioodiliseks ülevaatamiseks ja aegunud andmete hävitamiseks.
Rakenduse üksikasjad
Taotluse andmed taotleja kohta, kes ei ole tööle võetud, tuleb hävitada hiljemalt 4 nädala jooksul pärast kandideerimismenetluse lõppu. Sellesse kategooriasse kuuluvad sellised andmed nagu motivatsiooni- või kandideerimiskiri, CV, avaldus käitumise kohta, kirjavahetus taotlejaga. Taotleja nõusolekul on võimalik andmeid säilitada ca 1 aasta.
Taasintegreerimise protsess
Kui töötaja on taasintegreerimisprotsessi lõpetanud ja naaseb oma tööle, kohaldatakse maksimaalselt 2-aastast säilitamisperioodi pärast taasintegreerimise lõpetamist. Siin on erand, kui tööandja on füüsilisest isikust kindlustusandja. Sellisel juhul kehtib 5-aastane säilitusperiood.
Maksimaalselt 2 aastat pärast töösuhte lõppemist
Pärast töötaja töölt lahkumist kehtib suurem osa personalitoimikus olevatest (isiku)andmetest kuni 2 aastat.
Sellesse kategooriasse kuulub:
- Töölepingud ja nende muudatused;
- tagasiastumisega seotud kirjavahetus;
- Aruanded hindamiste ja tulemuslikkuse ülevaatuste kohta;
- Edutamise/alandamisega seotud kirjavahetus;
- Haigusteemaline kirjavahetus UWV-lt ja ettevõtte arstilt;
- Väravavahi parendamise seadusega seotud aruanded;
- Töönõukogu liikmelisuse kokkulepped;
- Sertifikaadi koopia.
Vähemalt 5 aastat pärast töösuhte lõppemist
Teatud personalitoimiku andmetele kehtib 5-aastane säilitusperiood. Seetõttu on tööandja kohustatud neid andmeid säilitama 5 aastat pärast töötaja töölt lahkumist. Need on järgmised andmed:
- Palgamaksude väljavõtted;
- Töötaja isikut tõendava dokumendi koopia;
- etnilise kuuluvuse ja päritolu andmed;
- Palgamaksudega seotud andmed.
Seetõttu tuleks neid andmeid säilitada vähemalt viis aastat, isegi kui need asendatakse uute avaldustega personalitoimikus.
Vähemalt 7 aastat pärast töösuhte lõppemist
Järgmiseks on tööandjal ka nn maksude kinnipidamise kohustus. See kohustab tööandjat säilitama kõiki põhidokumente 7 aasta jooksul. Nii et see hõlmab põhiandmeid, palgatõendeid, palgaarvestusi ja palgakokkuleppeid.
Säilitusperiood on aegunud?
Kui personalitoimiku andmete maksimaalne säilitustähtaeg on möödunud, ei tohi tööandja andmeid enam kasutada. Seejärel tuleks need andmed hävitada.
Kui minimaalne säilitustähtaeg on möödunud, siis tööandja võib need andmed hävitada. Erand kehtib siis, kui minimaalne säilitustähtaeg on möödas ja töötaja taotleb andmete hävitamist.
Kas teil on küsimusi töötajate failide või muude andmete säilitustähtaegade kohta? Kui jah, võtke meiega ühendust. Meie tööjuristid aitab teid hea meelega!