Äriregistrites elektroonilise arhiveerimise seadus: kuidas valitsus ajaga liigub
Sissejuhatus
Madala ettevõtlusega rahvusvaheliste klientide abistamine on osa minu igapäevasest praktikast. Lõppude lõpuks on Holland hea riik, kus ettevõtlusega tegeleda, kuid keele õppimine või Hollandi äritavadega harjumine võib välismaistele ettevõtetele olla mõnikord keeruline. Seetõttu hinnatakse abikätt sageli. Minu abi ulatus ulatub abistamisest keerukate ülesannete täitmisel kuni abini suhtlemisel Hollandi ametivõimudega. Hiljuti sain ühelt kliendilt küsimuse selgitada, mis oli täpselt öeldud Hollandi Kaubanduskoja kirjas. See lihtne, kuigi oluline ja informatiivne kiri puudutas uudsust finantsaruannete esitamisel, mis on lähiajal võimalik ainult elektrooniliselt. Kiri tulenes valitsuse soovist ajaga kaasas käia, kasutada elektroonilise andmevahetuse eeliseid ja võtta kasutusele standardiseeritud viis selle iga-aastase korduva protsessi käsitlemiseks. Seetõttu tuleb raamatupidamise aastaaruanne deponeerida alates 2016. või 2017. majandusaastast elektrooniliselt, nagu see on ette nähtud elektroonilise arhiivi esitamise seaduses handelsregisters langs elektronische weg (seadus äriregistrites elektroonilise arhiveerimise kohta), mis kehtestati koos Besluit elektronische'ga. handelsregistratide edasilükkamine (otsus äriregistrites elektroonilise esitamise kohta); viimane sisaldab täiendavaid üksikasjalikke eeskirju. Päris suutäis, aga mida see seadus ja resolutsioon täpselt tähendavad?
Siis ja nüüd
Varem sai raamatupidamise aastaaruande hoiustada Kaubanduskojas nii elektrooniliselt kui ka paberil. Hollandi tsiviilseadustik teab endiselt suuresti sätteid, mis põhinevad paberil hoiuleandmisel. Praegu võib seda meetodit pidada aegunuks ja ma olin tegelikult natuke üllatunud, et seda arengut pole varem tekkinud. Pole raske ette kujutada, et finantsaruannete paberil esitamisel on kulude ja aja vaatenurgast vaadates nende dokumentide elektroonilise esitamisega võrreldes palju puudusi. Mõelge paberkuludele ning kulutustele ja ajale, mis on vajalikud aastaaruannete paberile panemiseks ja nende - ka paberkandjal - esitamiseks Kaubanduskojale, kes seejärel peab need kirjalikud dokumendid töötlema, mainimata isegi tekkivat aega ja kulusid. kui lasete raamatupidajal koostada või kontrollida neid (mittestandardseid) finantsaruandeid. Seetõttu tegi valitsus ettepaneku kasutada „SBR” (lühidalt: Standard Business Report), mis on standardne elektrooniline meetod finantsteabe ja dokumentide loomiseks ja esitamiseks, tuginedes andmete kataloogile (Hollandi taksonoomia). See kataloog sisaldab andmete määratlusi, mida saab kasutada finantsaruannete koostamiseks. SBR-meetodi teine eelis on see, et mitte ainult ei lihtsustata ettevõtte ja kaubanduskoja vahelist andmevahetust, vaid standardimise tulemusel muutub andmete vahetamine ka kolmandate isikutega lihtsamaks. Väikesed ettevõtted saavad esitada aastaaruandeid juba elektrooniliselt, kasutades SBR-meetodit alates 2007. aastast. Keskmise ja suurettevõtte jaoks on see võimalus kasutusele võetud 2015. aastal.
Niisiis, millal ja kelle jaoks?
Valitsus tegi selgeks, et vastus sellele küsimusele on tüüpiline nn suurusega seotud juhtum. Alates 2016. majandusaastast on väikeettevõtted kohustatud esitama finantsaruanded SBR-i kaudu elektrooniliselt. Alternatiivina on väikeettevõtetel, kes (ise koostavad ja esitavad) finantsaruanded, võimaluse avaldused hoiustada tasuta võrguteenuse - teenuse „zelf deponeren jaarrekening“ - kaudu, mis töötab alates 2014. aastast. Selle eeliseks on selle eelis. Teenus on see, et keegi ei pea ostma tarkvara, mis on “SBR-ühilduv”. Keskmise suurusega ettevõtted peavad esitama finantsaruanded SBR-i kaudu alates 2017. majandusaastast. Nendele ettevõtetele tutvustatakse ka ajutist alternatiivset veebiteenust („opstellen jaarrekening”). Selle teenuse kaudu saavad keskmise suurusega ettevõtted ise koostada finantsaruanded XBRL-vormingus. Pärast seda saab neid avaldusi esitada veebiportaali (Digipoort) kaudu. See tähendab, et ettevõte ei pea tingimata kohe SBR-ühilduvat tarkvara ostma. See teenus on ajutine ja hakatakse kasutama viie aasta pärast, alates 2017. aastast. Suurettevõtted ja keskmise suurusega kontsernistruktuurid ei pea veel esitama finantsaruandeid SBR-i kaudu. Selle põhjuseks on asjaolu, et need ettevõtted peavad vastama väga keerukatele nõuetele. Eeldatakse, et nendel ettevõtetel on alates 2019. aastast võimalus valida, kas esitada SBR-i kaudu või konkreetse Euroopa formaadi kaudu.
Ilma eranditeta reegleid pole
Reegel ei oleks reegel, kui ei tehta erandeid. Kaks, kui täpsed olla. Finantsaruannete esitamise uusi eeskirju ei kohaldata juriidiliste isikute ja äriühingute suhtes, kelle registrijärgne asukoht on väljaspool Madalmaid, kes on Handelsregisterbesluit 2008 (äriregistri otsus 2008) alusel kohustatud esitama finantsdokumendid kaubanduskojas niivõrd, kuivõrd ja millises vormis need dokumendid tuleks avaldada registrijärgse asukoha riigis. Teine erand tehakse Wft (finantsjärelevalve seaduse) artiklis 1: 1 määratletud emitentide ja emitendi tütarettevõtjate jaoks, kui need on emitendid ise. Emitent on igaüks, kes soovib emiteerida väärtpabereid või kavatseb neid emiteerida.
Muud tähelepanu punktid
See pole veel kõik. Juriidilised isikud peavad ise arvesse võtma veel mõned olulised aspektid. Üks neist aspektidest on asjaolu, et juriidiline isik vastutab seadustele vastava finantsaruande esitamise eest. Muu hulgas tähendab see, et finantsaruannetest peaks saama luua sellise ülevaate, et oleks võimalik piisavalt hinnata juriidilise isiku finantsseisundit. Seetõttu soovitan igal ettevõttel hoolikalt kontrollida finantsaruannete andmeid enne nende täielikku esitamist. Ja viimane, kuid mitte vähem tähtis, pöörake tähelepanu asjaolule, et avalduste ettenähtud viisil esitamisest keeldumine on Wet op de Economische Delicten'i (majanduskuritegude seadus) alusel süütegu. Pigem on kinnitatud, et SBR-meetodi abil loodud finantsaruandeid saab aktsionäride koosolek kasutada nende aruannete koostamiseks. Raamatupidaja võib neid kontosid ka auditeerida vastavalt Hollandi tsiviilseadustiku artiklile 2: 393.
Järeldus
Äriregistrites elektroonilise esitamise seaduse ja sellega seotud resolutsiooni sisseviimisega on valitsus näidanud kena progressiivsust. Selle tulemusel muutub väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele kohustuslikuks finantsaruannete elektrooniline deponeerimine vastavalt aastatest 2016 ja 2017, välja arvatud juhul, kui ettevõte kuulub ühe erandi kohaldamisalasse. Eeliseid on palju. Sellegipoolest soovitan kõigil ettevõtetel oma mõistust järgida, kuna lõplik vastutus lasub endiselt kohustuslikel andmetel tegutsevatel ettevõtetel endil ning ettevõtte direktorina ei taha te kindlasti jätta tagajärgedega tegelemist.
Saada sõnum
Kui teil on pärast selle artikli lugemist lisaküsimusi või kommentaare, võtke palun hr. Maxim Hodak, advokaat Law & More e-posti aadressil maxim.hodak@lawandmore.nl või hr. Tom Meevis, advokaat Law & More e-posti teel tom.meevis@lawandmore.nl või helistage meile telefonil +31 (0) 40-3690680.