Personaliandmetel ei ole ühtset säilitusperioodi. Isikuandmete kaitse üldmääruse (GDPR) kohaselt võite andmeid säilitada ainult nii kaua, kui neid on vaja eesmärgi saavutamiseks, milleks te need kogusite; Hollandi maksuseadus kehtestab seejärel palgaarvestuse dokumentide, palgamaksu väljavõtte ja töötaja isikut tõendava dokumendi koopia jaoks fikseeritud miinimumperioodid.
Praktikas annab see Hollandi tööandjatele kolm ankurpunkti: kaks aastat pärast töösuhte lõppemist enamiku personalitoimikute jaoks, viis aastat palgamaksudeklaratsiooni ja isikut tõendava dokumendi koopia jaoks ning seitse aastat palgaarvestuse haldamiseks. Meie artikkel selle kohta, mida personalitoimikus säilitada võib, käsitleb sisu; see artikkel käsitleb seda, kui kaua.
Mis on GDPR-i põhireegel?
Isikuandmeid ei tohi säilitada kauem kui vaja. Isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 5 lõike 1 punkt e (säilitamise piirang) nõuab, et otsustaksite iga andmekategooria kohta, kui kaua te neid tegelikult vajate, ja oskaksite seda valikut selgitada.
Isikuandmete kaitse üldmäärus (GDPR) ise ei sisalda perioodide tabelit. Allpool olevad perioodid pärinevad Hollandi maksuseadusest ja Hollandi andmekaitseasutuse (Autoriteit Persoonsgegevens, AP) juhistest.
Milliseid andmeid te kaks aastat säilitate?
Suurem osa personalitoimikust. AP juhiste kohaselt säilitatakse andmeid, millel puudub seadusjärgne säilitusaeg, üldiselt kaks aastat pärast töötaja lahkumist.
See hõlmab näiteks töölepingut ja selle muudatusi, hindamisi ja tulemuslikkuse aruandeid, kirjavahetust ametisse nimetamise, edutamise, ametist alandamise ja vallandamise kohta, koolitusdokumente, hoiatusi, soovitusi ja puudumisandmeid.
Kui töötajaga on olnud või on olnud töövaidlus või on pooleli kohtuasi, võite sellega seotud andmeid kauem säilitada, kuni asi on lahendatud. See õigustab asjakohase materjali, mitte kogu toimiku määramata ajaks säilitamist.
Milliseid andmeid te säilitate viis või seitse aastat?
Fiskaaldokumendid. Siin ei ole teil kaalutlusõigust: maksukohustus määrab perioodi ja tühistab üldise põhimõtte säilitada andmeid nii lühidalt kui võimalik.
- Palgamaksu deklaratsioon (loonbelastingverklaring) ja isikut tõendava dokumendi koopia, mille te töötaja tööle asumisel kontrollisite: viis aastat pärast töösuhte lõppu.
- Palgaarvestuse administratsioon (loonadministratie): seitse aastat, mis on Hollandi Maksu- ja Tolliameti (Belastingdienst) kehtestatud põhidokumentide üldine säilitamisperiood.
Ainult need dokumendid, mida maksukohustus hõlmab, kuuluvad nende pikemate perioodide alla. Ülejäänud toimiku puhul kehtib endiselt kaheaastane reegel.
Kui kaua te võite kandidaatide andmeid säilitada?
Tavaliselt kuni neli nädalat pärast kandideerimismenetluse lõppu. Kandidaadi nõusolekul võite andmeid säilitada kuni ühe aasta, näiteks talendibaasi jaoks.
Nõusolek peab olema tegelik valik, seda peab eraldi küsima ja see peab olema registreeritud. Privaatsusavalduses olevast reast üksi ei piisa.
Aga kuidas on lood haigus- ja meditsiiniliste andmetega?
Terviseandmed kuuluvad ettevõtte arstile (bedrijfsarts) või töötervishoiuteenistusele, mitte teile kui tööandjale. Nende kohta kehtib meditsiinilise konfidentsiaalsuse nõue ja nende säilitamise eeskirjad.
Tööandjana säilitate te ainult puudumiskuupäevi ja teavet, mida vajate haiguse ajal taasühinemiseks ja palga maksmiseks. Need andmed järgivad personalitoimiku tavapäraseid perioode.
Kuidas praktikas toimima panna hoidmine?
Kolm asja muudavad reeglid vastavusse viivaks.
- Säilitusgraafik, mis määrab iga kategooria kohta kindlaks säilitusperioodi ja mis registreeritakse teie töötlemistoimingute registris (GDPR artikkel 30).
- Igal aastal kindel hetk, mil ajakava tegelikult rakendate. Säilituspoliitikad ebaõnnestuvad tavaliselt tegevusetuse, mitte lahkarvamuste tõttu.
- Päris kustutamine. Faili eemaldamine personalijuhtimissüsteemist, kui koopiad on alles postkastides, jagatud ketastel ja varukoopiates, ei ole kustutamine ning töötaja juurdepääsutaotlus toob faili kiiresti nähtavale.
Kokkuvõtvalt
- GDPR ei sea kindlaid perioode: andmeid tuleb säilitada ainult nii kaua, kui see on nende eesmärgi saavutamiseks vajalik.
- Suurem osa personalitoimikust: kaks aastat pärast töösuhte lõppemist, pikem ainult vaidlusega seotud andmete puhul.
- Palgamaksu deklaratsioon ja isikut tõendava dokumendi koopia: viis aastat pärast töösuhte lõppemist; palgaarvestuse haldamine: seitse aastat.
- Taotlejad: kuni neli nädalat pärast protseduuri või kuni üks aasta registreeritud nõusoleku korral.
- Terviseandmed jäävad ettevõtte arsti kätte; teie säilitate ainult puudumiskuupäevad ja see, mida vajate taasintegreerumiseks ja palga maksmiseks.
Korduma kippuvad küsimused
Kas töötaja saab nõuda andmete kustutamist?
Mõnikord. Isikuandmete kaitse üldmääruse artiklis 17 sätestatud kustutamisõigus kehtib juhul, kui andmeid enam ei ole vaja või kui neid töödeldi ebaseaduslikult. See ei tühista seadusjärgset säilitamiskohustust, näiteks fiskaalset kohustust.
Kas me võime faili tulevaste nõuete korral kauem säilitada?
Ainult juhul, kui nõue on realistlikult ettenähtav, ja ainult sellega seotud materjali ulatuses. Üldine tulevase vaidluse võimalus ei õigusta kõige säilitamist.
Aga viited ja väljumisdokumendid?
Need kuuluvad üldise kaheaastase kategooria alla. Kokkuleppe (vaststellingsovereenkomst) kehtimajätmine eelarveperioodiks on õigustatud, kui sellel on palgaga seotud tagajärjed, näiteks lahkumishüvitis.
Pole kindel, milles seisad? Räägi meile oma olukorrast. Anname sulle ühe tööpäeva jooksul teada, millised on sinu võimalused.
Kuidas Law & More saab teid sellega aidata, on selgitatud meie lehel tööõiguse jurist lehel.
