Piiriülene kaugtöö ja ELi raamkokkulepe kaugtöö kohta: mida Hollandi tööandjad peaksid teadma

Töötaja palub töötada kaks päeva nädalas Antwerpenis või oma vanemate kodus Poolas. See kõlab nagu ajakava küsimus. See ei ole: piiriülene kaugtöö hõlmab korraga kolme eraldi õigussüsteemi ja kolmel erineval riigil võib olla õigusnõue. See artikkel kirjeldab, kuidas küsimust õiges järjekorras käsitleda, mida ELi raamleping piiriülese kaugtöö kohta lahendab ja mida mitte ning mis peaks tööandjal enne jaatavalt vastamist toimikus olema.

Kolm küsimust, kolm võimalikku vastust, kolm erinevat riiki

Kõige levinum viga on piiriülese kaugtöö käsitlemine ühe küsimusena. See on kolm küsimust, mida reguleerivad erinevad dokumendid ja mille üle otsustatakse eraldi:

• Millise riigi sotsiaalkindlustussüsteem töötajat kaitseb? Binaarne, põhimõtteliselt täpselt ühe vastusega.
• Millise riigi tööseadus reguleerib suhet? Mitte binaarne: valitud õigust saab kohaldada, samal ajal kui teise riigi kohustuslikud eeskirjad tühistavad selle osad.
• Kus töötajat maksustatakse ja kas tööandja omandab maksustatava kohaloleku? Kaks küsimust ja tööandja kokkupuude ununeb.

Belgias elav töötaja, kelle on palganud Hollandi ettevõte, töötab kolm päeva kodust ja kaks päeva välismaal. Eindhoven, võivad lõpuks olla kindlustatud Madalmaades, kaitstud Belgia kohustusliku tööõigusega ja osaliselt maksustatud mõlemas riigis; meie ülevaade piiriülene tööõigus sätestab, kuidas need kihid omavahel suhtlevad. See on süsteem, mis töötab nii nagu kavandatud.

Sotsiaalkindlustus ennekõike

Alusta siit: vastus on kõige selgem ja see kiirendab paberimajandust. ELis, EMPs ja Šveitsis koordineerib määrus 883/2004 riiklikke süsteeme. See ei ühtlusta, vaid jaotab.

Üks süsteem korraga

Määruse 883/2004 artiklis 11 sätestatud juhtpõhimõte on, et isiku suhtes kohaldatakse ainult ühe liikmesriigi õigusakte. Vaikimisi kehtib reegel lex loci laboris : olete kindlustatud seal, kus te tegelikult töötate, olenemata sellest, kus te elate või kus on teie tööandja asukoht. Saksamaal elav, kuid täielikult Hollandi kontoris töötav töötaja on kindlustatud Hollandis.

Töötamine kahes või enamas liikmesriigis

Kaugtöö murrab lihtsa olukorra ja selle võtab üle määruse 883/2004 artikkel 13. Kui töötaja tegutseb kahes või enamas liikmesriigis, siis kontrollitakse, kas oluline osa tööst tehakse elukohariigis. Määruse 987/2009 artikli 14 kohaselt on see künnis 25% tööajast või töötasust, mida hinnatakse järgmise kaheteistkümne kuu jooksul.

• Alla 25% elukohariigis: töötaja jääb kindlustatuks seal, kus on tööandja registreeritud asukoht. Hollandi tööandja puhul jätkub Hollandi sotsiaalkindlustus.
• 25% või rohkem: pädevus läheb üle elukohariigile ning Hollandi tööandja peab seal registreeruma ja maksma sissemakseid selle riigi määrade alusel.

See ümberpööramine ongi kogu probleem. Üks lisa kodust töötamise päev nädalas võib töötaja Hollandi sotsiaalkindlustusest täielikult välja viia, millel on tagajärjed pensioni kogunemisele, haigushüvitisele ja sissemaksetele. Mitte miski selles ei ole järkjärguline.

ELi raamkokkulepe piiriülese kaugtöö kohta

Raamleping on loodud selleks, et seda kariserva pehmendada. See on määruse 883/2004 artikli 16 alusel sõlmitud mitmepoolne leping, mis võimaldab liikmesriikidel kokku leppida erandites tavapärastest jaotusreeglitest teatud isikute või isikute kategooriate puhul.

Mida see teeb

Kui see on kohaldatav, võimaldab leping töötajal, kes tavaliselt teeb kaugtööd oma elukohariigist, jääda kindlustatuks riigis, kus asub tööandja registreeritud asukoht, isegi kui 25% olulise tegevuse lävi on ületatud. Lepingu tingimuseks on, et piiriülene kaugtöö elukohariigis moodustab vähem kui 50% kogu tööajast . See on ainus protsent, mille leping ise kehtestab. 25% ei ole lepingu tingimus, vaid määruse 883/2004 artikli 13 olulise tegevuse lävi, millest allpool jääb töötaja kindlustatuks tööandja riigis ilma ühelegi lepingule tuginemata. Praktikas vastab leping seega vahemikule 25% kuni 50%.

Tingimused

• Mõlemad riigid peavad olema allakirjutanud. Kirjutamise kuupäevaks on alla kirjutanud 23 riiki: Austria, Belgia, Horvaatia, Tšehhi, Eesti, Soome, Prantsusmaa, Saksamaa, Iirimaa, Itaalia, Liechtenstein, Leedu, Luksemburg, Malta, Madalmaad, Norra, Poola, Portugal, Slovakkia, Sloveenia, Hispaania, Rootsi ja Šveits. Enamik riike kohaldas seda alates 1. juulist 2023; Sloveenia alates 1. septembrist 2023, Itaalia alates 1. jaanuarist 2024, Leedu alates 1. maist 2024, Iirimaa alates 1. juunist 2024 ja Eesti alates 1. veebruarist 2026. Taani, Kreeka, Ungari, Bulgaaria, Rumeenia, Küpros, Läti ja Island ei ole allakirjutanud ning Ühendkuningriik on teatanud, et ta ei kavatse alla kirjutada.
• See ei ole automaatne. Punkt, mida tööandjad kõige sagedamini ei märka: see ei kehti seaduse alusel faktide alusel. Taotlus tuleb esitada tööandja ja töötaja nõusolekul selle riigi pädevale asutusele, kelle õigusakte taotletakse – Hollandi tööandja puhul Sociale Verzekeringsbank. Ilma taotluseta kohaldatakse tavapäraseid reegleid ja töötaja võib olla lihtsalt välismaal kindlustatud.
• Selle tulemuseks on A1-kategooria sertifikaat. Kaasaskantav dokument, mis tõendab, millise riigi õigusakte kohaldatakse: see, mida välisriigi inspektsioon küsib, ja ainus praktiline tõend kokkuleppe sõlmimise kohta.
• See hõlmab ainult kaugtööd. See hõlmab tööd, mida tehakse elukohariigist kaugtööna, kasutades tööandja töökeskkonnaga ühenduses püsimiseks infotehnoloogiat, mitte klientide külastusi, kohapealset tööd, müügitegevust ega sinna sõitmist. Töötaja, kes teeb 40% ulatuses kaugtööd ja külastab ka kliente selles riigis, jääb sellest välja.
• See on kahepoolse toimega. See käsitleb ainult kahe riigi juhtumit: elukohariiki ja tööandjariiki.

Leping ei ole staatiline ja ülaltoodud nimekiri samuti mitte: Eesti liitus alles alates 1. veebruarist 2026. Allakirjutanute tabeli ja kehtiva teksti avaldab Belgia föderaalne sotsiaalkindlustusamet, mis haldab osalevate riikide allakirjutanute nimekirja, ning Hollandi seisukohta avaldab SVB. Enne uue kokkuleppe sõlmimist või sellest sõltuva A1 vormi uuendamist kontrollige mõlemat, selle asemel, et eeldada, et see, mis oli tõene kokkuleppe sõlmimise ajal, on endiselt tõsi.

Hilinenud taotlus ei ole tingimata kadunud. SVB aktsepteerib tagasiulatuva mõjuga taotlusi kuni kolme kuu kohta, eeldusel, et sissemakseid on selle perioodi jooksul järjepidevalt makstud riigis, mille õigusakte taotletakse. Seetõttu tuleks palgaarvestuse käigus leitud lünk koheselt parandada, kuna selle seadustamiseks on aega vähe.

Kui raamlepingut ei kohaldata

Kui kumbki riik ei ole alla kirjutanud, kui töötaja töötab kolmandast riigist, kui kaugtöö osakaal ulatub 50%-ni või kui elukohariigis toimub mitte-kaugtöö, jätkuvad tavapärased reeglid: elukohariigis ületatakse 25% ja töötaja on seal kindlustatud ning Hollandi tööandja peab registreeruma välismaise tööandjana ja tegema sissemakseid kohapeal. Määruse 883/2004 artikli 16 alusel saab endiselt taotleda individuaalset erandit, kuid see vajab mõlema riigi nõusolekut, on diskretsiooniline ja aeglane. Väljaspool EL-i, EMP-d ja Šveitsi võib kehtida kahepoolne leping; kui Hollandil seda pole, on topeltkindlustus või katte lünk realistlik.

Tööõigus: Rooma I ja eeskirjad, millest ei saa loobuda

Sotsiaalkindlustuspädevus ei ütle midagi selle kohta, millist tööõigust kohaldatakse. See on Rooma I reguleerimisala ja see toimib teisiti. Rooma I artikli 3 kohaselt võivad pooled valida kohaldatava õiguse ja enamik Hollandi lepinguid valib Hollandi õiguse. Rooma I artikkel 8 piirab selle valiku saavutatavat mõju töölepingu puhul: see ei saa jätta töötajat ilma sätete kaitsest, millest ei saa kokkuleppel kõrvale kalduda õiguse alusel, mis oleks kohaldatud ilma valikuta – esiteks selle riigi õiguse alusel, kus või kust töötaja tavaliselt tööd teeb. Rooma I artikkel 8 sisaldab ka vabastusklauslit juhuks, kui leping on tihedamalt seotud teise riigiga, ja Rooma I artikkel 9 lisab kohtu asukohariigi ülimuslikud sätted. Me kirjeldame seda koostoimet üksikasjalikumalt oma artiklis, kus poole autonoomia kohtub imperatiivse õigusega.

Praktiline tagajärg on selgelt välja toodud. Töötaja, kes tegelikult teeb suurema osa oma tööst kodust teises liikmesriigis, võib seal tavaliselt töötada. Hollandi õigus võib jääda valitud õiguseks, samal ajal kui sellele lisanduvad selle riigi kohustuslikud kaitsesätted – ja vallandamise kaitse on väga sageli kohustuslik. Hollandi tööandja, kes järgib UWV või allringkonnakohtu tavapärast teed, võib avastada, et ta ei ole täitnud töötaja tegeliku asukohariigi etteteatamis-, koondamis- või menetlusnõudeid. Miinimumpalk, tööaeg, tasustatud puhkus, diskrimineerimiskaitse ja konkurentsikeeld võimaldavad sama kohtlemist. Siin ei ole 25% sotsiaalkindlustuse testiga võrreldavat künnist: „teostab tavaliselt” on kvalitatiivne hinnang selle kohta, kus asub suhte raskuskese.

Kui kaugtööst saab lähetus

Tööandjad eeldavad, et töötajate lähetamise direktiiv puudutab ehitusmeeskondi ja veoettevõtjaid. Selle reguleerimisala on direktiivi 96/71/EÜ artiklis 1 sätestatud riikidevaheline teenuste osutamine: lähetamine lepingu alusel teises liikmesriigis asuva saajaga, lähetamine kontserni ettevõttesse või renditööjõu vahendamisagentuuri kaudu rendileandmine. Artikkel 3 kehtestab seejärel vastuvõtva riigi tingimuste põhiosa – tööaeg, tasustatud puhkus, töötasu, töötervishoid ja tööohutus, võrdne kohtlemine –, mida on laiendatud direktiiviga 2018/957.

Puhas kaugtöö töötaja enda kodust tööandja enda arvel ei ole tavaliselt lähetamine: teises riigis asuvale saajale teenust ei osutata. Kuid piiri ületamine on lihtsam, kui tööandjad eeldavad. Kui kaugtöötaja töötab oma elukohariigis kliendi juures kohapeal, paigutatakse seal kontserni ettevõttesse või tehakse kättesaadavaks teisele ettevõttele, rakendub vastuvõtva riigi lähetamise kord, sealhulgas direktiivi 2014/67/EL kohased jõustamiskohustused. Hollandis on see WagwEU teatamiskohustus, mille välismaine tööandja peab täitma enne töö alustamist; teised liikmesriigid haldavad oma portaale ja Hollandi tööandjad peavad neid kasutama, kui töövoog suundub väljapoole.

Maksud: tööandja risk on esikohal

See jaotis on tahtlikult kõrgetasemeline. Maksualased seisukohad sõltuvad konkreetsetest lepingutekstidest ja faktidest ning siin ei ole midagi maksunõustamist; enne mis tahes kokkuleppe sõlmimist kaasake maksunõustaja.

Püsiva tegevuskoha risk

Kõige olulisem risk ei ole töötaja maksuarve. Pigem on see, et välismaal asuv kodune töökoht võib olla tööandja püsiv tegevuskoht selles riigis vastavalt kohaldatava lepingu püsiva tegevuskoha artiklile. Küsimus on üldiselt selles, kas kodune töökoht on tööandja käsutuses ja kas seda kasutatakse ettevõtte jaoks piisava regulaarsusega ning eraldi selles, kas töötaja sõlmib tavapäraselt lepinguid või mängib nende sõlmimisele kaasaaitavat peamist rolli sõltuva esindajana. Kõrgematel ja ärilistel ametikohtadel on oluliselt suurem risk. Püsiv tegevuskoht toob kaasa ettevõtte tulumaksu deklareerimise, kasumi jaotamise ja sageli ka kohaliku palga kinnipidamise.

Töötaja ametikoht

Töötulu jaotatakse kohaldatava lepingu töötasu käsitleva artikli alusel. Üldiselt maksustatakse tulu seal, kus töö füüsiliselt tehakse, välja arvatud juhul, kui töötaja viibib teises riigis ainult piiratud aja jooksul, palk tuleb tööandjalt, kes ei ole seal resident, ja seda ei maksa sealne püsiv tegevuskoht. Jagatud tööpäevad tähendavad mõlema poole jagatud maksustamisõigust ja palgaga seotud tagajärgi.

Belgia ja Saksamaa

Hollandil on kahepoolsed lepingud nii Belgia kui ka Saksamaaga ning piiriülene pendeldamine on mõlemas suhtes pikaajaline poliitiline küsimus. Kodust töötamise päevad on läbirääkimiste elav teema ning lepingu seisukoht Belgiaga on muutunud: 2023. aastal allkirjastati uus leping ning selle jõustumine ja esimene kohaldamisaasta on registreeritud Verdragenbankis aadressil verdragenbank.overheid.nl, mis on ainus koht, kust seda kontrollida tasub. Enne palgaarvestuse kehtestamist tehke kindlaks, milline lepingu tekst reguleerib kõnealust aastat ja mida see ütleb kodust töötatud päevade kohta – mitte varasema praktika ega allkirja kohta käiva ajakirjanduse teate põhjal.

Töötingimused ning töötervishoid ja tööohutus kodus ja välismaal

Hollandi töötervishoiu ja tööohutuse seadusandlus ei piirdu tööandja ruumidega. Arbeidsomstandighedenweti kohaselt on tööandjal kohustusi töökoha ees, mida ta töötajale lubab kasutada: artikkel 3 nõuab parimate võimalike töötingimuste tagamisele suunatud poliitikat ja artikkel 5 riskide inventuuri ja hindamist, millel on eraldi kord asukohast sõltumatu töö jaoks. Välismaal ei saa tööandja hõlpsalt kontrolli teha ja võib silmitsi seista teise, kohaliku korraga. Toimiv lähenemisviis on töötaja enesehindamine, dokumenteeritud varustusstandard, kirjalik juhend ja intsidentidest teatamise kanal, mis töötab välismaalt. Õnnetus välismaisel kodusel töökohal toob kaasa ka vastutuse Hollandi tsiviilseadustiku artikli 7:658 alusel ja see hoolsuskohustus ei ole ilmselgelt kitsam seetõttu, et töölaud asub teises riigis.

Andmekaitse ja seadmed

EMP-sisene kaugtöö ei tekita edastusprobleeme. Väljaspool EMP-d töötamine küll: kolmandast riigist pärit isikuandmetele juurdepääsuks on vaja seaduslikku edastusalust, mida „kõikjalt töötamise” skeemides tavaliselt eiratakse. Olenemata asukohast tuleb selgelt määratleda, kellele seadmed kuuluvad, kas isiklikke seadmeid võib kasutada, kuidas konfidentsiaalset teavet ühises majapidamises käsitletakse, milline on välismaal töötava riistvara kindlustus ja kuidas see pärast töösuhte lõppemist tagastatakse.

Dokumendid, mis peaksid olema paigas

• Kaugtöö poliitika. Lubatud riigid, maksimaalne protsent välismaal viibimisest, heakskiitmise nõuded, tööaeg ja saadavus, kulud, seadmed, turvalisus ning selgesõnaline õigus luba tagasi võtta või muuta, kui õiguslik olukord muutub.
• Töölepingu lisa. Individuaalne ja spetsiifiline: kokkulepitud töökoht, kokkulepitud tööjaotus, kohaldatav õigus ja kohus ning töötaja enda maksudeklaratsiooni esitamise kohustus. Tehke see ajaliselt piiratud ja selgesõnaliselt tühistatavaks, et sotsiaalkindlustus- või maksustatava staatuse muutus ei seoks tööandjat struktuuriga, mida ta enam ei suuda säilitada.
• Registreerimine ja A1-vormi taotlus. Kui kokkulepe kehtib, siis SVB kaudu esitatud taotlus mõlema poole nõusolekul ja koos A1-vormiga. Kui kokkulepet ei ole, siis tuleb välisriigis registreerimine ja palgaarvestus korraldada enne alguskuupäeva, mitte pärast seda.
• Ülevaatustsükkel. Iga lävi on tulevikku suunatud, seega vaadake see vähemalt kord aastas üle ja viivitamatult läbi kõik elukoha, rolli, töögraafiku või töötundide muutused.

Kontrollnimekiri: töötaja palub töötada välismaal

• Milline riik see on ja kas see kuulub EL-i, EMP-sse või Šveitsi?
• Milline protsent kogu tööajast järgmise kaheteistkümne kuu jooksul?
• Kas see on tõesti kaugtöö või toimuvad seal klientide külastused või kohapealne töö?
• Kas elukohariigi osakaal jääb alla 25%, jääb 25% ja 50% vahele või ulatub 50%-ni?
• Kas mõlemad riigid on allakirjutanud ning kas on esitatud taotlus ja saadud A1-vorm?
• Kui mitte, siis kas välisriigi sotsiaalkindlustusregistreerimine on korraldatud enne alguskuupäeva?
• Kas töötaja võiks seal tavapäraselt töötada Rooma I artikli 8 tähenduses ja mida selle riigi vallandamise kaitse nõuab?
• Kas roll – staaž, lepingute allkirjastamise volitused, klientidega suhtlemine – tekitab püsiva asutamise riski?
• Kas maksunõustaja on palgafondi positsiooni mõlemas osariigis kinnitanud?
• Kas kodune töökoht on hinnatud, varustatud ja kindlustatud ning kas on olemas intsidentidest teatamise kanal?
• Kas edastusmehhanism hõlmab ka EMP-välist töötlemist?
• Kas on olemas allkirjastatud, tühistatav lisa ja päevikusse kantud läbivaatamise kuupäev?

Law & More nõustab Hollandi tööandjaid piiriülese kaugtöö osas: A1-vormi taotlus SVB kaudu, välisriigi sotsiaalkindlustus- ja palgaarvestusregistreerimine juhtudel, kui raamleping ei kehti, Hollandi lepingule lisanduv tööõigus ning poliitika ja lisa, mis tagavad kokkuleppe tühistatavuse. Kui töötaja on avaldanud soovi töötada välismaal, võtke meiega ühendust enne kokkuleppe algust, mitte pärast esimest palgaarvestust.