Äriregistrites elektroonilise arhiveerimise seadus: kuidas valitsus ajaga liigub
Sissejuhatus
Rahvusvaheliste klientide abistamine, kellel on Hollandis äri, on osa minu igapäevasest praktikast. Lõppude lõpuks on Holland äri ajamiseks suurepärane riik, kuid keele õppimine või Hollandi äritavadega harjumine võib välismaistele ettevõtetele mõnikord keeruliseks osutuda. Seetõttu hinnatakse sageli abikäsi. Minu abi ulatub keerukate ülesannete abistamisest kuni Madalmaade ametiasutustega suhtlemise aitamiseni.
Hiljuti sain ühelt kliendilt küsimuse, et selgitada, mis täpselt Hollandi Kaubanduskoja kirjas oli kirjas. See lihtne, kuigi oluline ja informatiivne kiri käsitles uudsust finantsaruannete esitamises, mis on peagi võimalik ainult elektrooniliselt. Kiri sündis valitsuse soovist ajaga kaasas käia, ära kasutada elektroonilise andmevahetuse eeliseid ning kehtestada selle iga-aastaselt korduva protsessi standardiseeritud käsitlemise viis.
Seetõttu tuleb raamatupidamisaruanded alates 2016. või 2017. majandusaastast esitada elektrooniliselt, nagu on sätestatud Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg (äriregistrites elektroonilise esitamise seadus), mis võeti kasutusele koos Besluit elektronischega. deponers handelsregistrs (resolutsioon äriregistrisse elektroonilise esitamise kohta); viimane sätestab täiendavad üksikasjalikud eeskirjad. Päris suutäis, aga mida see seadus ja resolutsioon endast täpsemalt kujutavad?
Siis ja nüüd
Varem sai majandusaasta aruandeid Kaubanduskojas hoiule anda nii elektrooniliselt kui ka paberkandjal. Hollandi tsiviilseadustik tunneb endiselt suures osas paberil hoiustamisel põhinevaid sätteid. Praegu võib seda meetodit pidada aegunuks ja tegelikult olin veidi üllatunud, et seda arengut pole varem tekkinud. Ei ole raske ette kujutada, et paberkandjal raamatupidamisaruannete esitamisel on nende dokumentide elektroonilise esitamisega võrreldes palju puudusi, kui vaadata nii kulu kui aja vaatenurgast. T
mõtlema paberikuludele ning kuludele ja ajakulule, mis kulub aastaaruannete paberile panemiseks ja – ka paberil – Kaubanduskojale esitamiseks, kes peab seejärel need kirjalikud dokumendid menetlema, rääkimata tekkivast ajast ja kuludest. raamatupidajal neid (mittestandardseid) finantsaruandeid koostada või kontrollida.
Seetõttu tegi valitsus ettepaneku kasutada SBR-i (lühend: Standard Business Report), mis on standardiseeritud elektrooniline meetod finantsteabe ja -dokumentide loomiseks ja esitamiseks, mis põhineb andmekataloogil (Dutch Taxonomie). See kataloog sisaldab andmete määratlusi, mida saab kasutada finantsaruannete koostamiseks.
SBR-meetodi eeliseks on ka see, et mitte ainult ettevõtte ja Kaubanduskoja vaheline andmevahetus ei lihtsustub, vaid standardimise tulemusena muutub lihtsamaks ka andmevahetus kolmandate isikutega. Väikeettevõtted saavad SBR-meetodit kasutades esitada aastaaruandeid elektrooniliselt juba aastast 2007. Keskmiste ja suurettevõtete jaoks on see võimalus kasutusele võetud 2015. aastal.
Niisiis, millal ja kelle jaoks?
Valitsus tegi selgeks, et vastus sellele küsimusele on tüüpiline "suurus loeb" juhtum. Väikeettevõtetel tekib kohustus esitada raamatupidamisaruanded elektrooniliselt SBR-i kaudu alates 2016. majandusaastast. Alternatiivina on väikeettevõtetel, kes (koostavad ja) ise raamatupidamisaruanded esitavad, võimalus väljavõtteid hoiustada tasuta veebiteenuse – teenuse “zelf deponeren jaarrekening” – kaudu, mis töötab alates 2014. aastast.
Selle teenuse eeliseks on see, et ei pea ostma SBR-ühilduvat tarkvara. Keskmise suurusega ettevõtted peavad esitama raamatupidamisaruanded SBR-i kaudu alates 2017. majandusaastast. Ka nendele ettevõtetele võetakse kasutusele ajutine alternatiivne võrguteenus (“opstellen jaarrekening”). Selle teenuse kaudu saavad keskmise suurusega ettevõtted ise koostada finantsaruanded XBRL-vormingus. Hiljem saab neid avaldusi esitada veebiportaali („Digipoort“) kaudu. See tähendab, et ettevõte ei pea tingimata SBR-iga ühilduvat tarkvara kohe ostma.
See teenus on ajutine ja arestitakse viie aasta pärast, alates 2017. aastast. Suurtel ettevõtetel ja keskmise suurusega kontsernistruktuuridel ei ole veel kohustust esitada finantsaruandeid SBR-i kaudu. Seda seetõttu, et need ettevõtted peavad vastama väga keeruliste nõuetega. Eeldatakse, et alates 2019. aastast on neil ettevõtetel võimalus valida, kas esitada SBR-i kaudu või teatud Euroopa vormingus.
Ilma eranditeta reegleid pole
Reegel poleks reegel, kui erandeid ei tehtaks. Kaks, kui täpne olla. Uued reeglid raamatupidamisaruannete esitamise kohta ei kehti juriidilistele isikutele ja äriühingutele, kelle registrijärgne asukoht on väljaspool Hollandit ja kellel on Handelsregisterbesluit 2008 (äriregistri resolutsioon 2008) alusel kohustus esitada finantsdokumendid. Kaubanduskojas, kuivõrd ja millisel kujul need dokumendid registrijärgse asukohariigis avalikustatakse.
Teine erand on tehtud Wft-i (Finantsjärelevalve seaduse) artiklis 1:1 määratletud emitentide ja emitendi tütarettevõtete suhtes, kui need on emitendid ise. Emitent on igaüks, kes soovib emiteerida väärtpabereid või kavatseb emiteerida väärtpabereid.
Muud tähelepanu punktid
Siiski pole see veel kõik. Juriidilised isikud ise peavad arvestama mõningate täiendavate oluliste aspektidega. Üks neist aspektidest on asjaolu, et juriidiline isik jääb vastutavaks finantsaruannete esitamise eest, mis on kooskõlas seadus. Muuhulgas tähendab see, et raamatupidamise aastaaruanne peaks suutma luua sellise ülevaate, et saaks piisavalt hinnata juriidilise isiku finantsseisundit.
Seetõttu soovitan igal ettevõttel hoolikalt kontrollida raamatupidamisaruannete andmeid enne nende esitamist. Viimaseks, kuid mitte vähemtähtsaks, pöörake tähelepanu asjaolule, et avalduste esitamisest keeldumine ettenähtud viisil kujutab endast õigusrikkumist Wet op de Economische Delicten (majanduskuritegude seaduse) alusel. Küllaltki mugavalt on kinnitust leidnud, et SBR-meetodil koostatud raamatupidamisaruandeid saab aktsionäride koosolek nende aruannete koostamiseks kasutada. Neid kontosid võib vastavalt Hollandi tsiviilseadustiku artiklile 2:393 auditeerida ka raamatupidaja.
Järeldus
Äriregistrites elektroonilise esitamise seaduse ja sellega seotud resolutsiooni sisseviimisega on valitsus näidanud kena progressiivsust. Selle tulemusel muutub väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele kohustuslikuks finantsaruannete elektrooniline deponeerimine vastavalt aastatest 2016 ja 2017, välja arvatud juhul, kui ettevõte kuulub ühe erandi kohaldamisalasse. Eeliseid on palju. Sellegipoolest soovitan kõigil ettevõtetel oma mõistust järgida, kuna lõplik vastutus lasub endiselt kohustuslikel andmetel tegutsevatel ettevõtetel endil ning ettevõtte direktorina ei taha te kindlasti jätta tagajärgedega tegelemist.
Kontakt
Kui teil on pärast selle artikli lugemist lisaküsimusi või kommentaare, võtke julgelt ühendust mr. Ruby van Kersbergen, vandeadvokaat aadressil Law & More kaudu [meiliga kaitstud] või hr Tom Meevis, vandeadvokaat ettevõttes Law & More kaudu [meiliga kaitstud] või helistage meile numbril +31 (0)40-3690680.