Tööandjana on oluline oma töötajate andmeid õigesti säilitada. Seejuures olete kohustatud pidama personaliarvestust töötajate isikuandmete üle. Selliste andmete säilitamisel tuleb arvestada eraelu puutumatuse seaduse andmekaitse üldmäärusega (AVG) ja rakendusseaduse andmekaitse üldmäärusega (UAVG). AVG paneb tööandjale kohustusi seoses isikuandmete töötlemisega. Selle kontrollnimekirja kaudu saate teada, kas teie personalitoimikud vastavad nõuetele.
- Milliseid andmeid võib personalitoimikus töödelda?
Peamine reegel, millest lähtutakse, on see, et sinna tohib lisada ainult personalitoimiku otstarbeks vajalikke andmeid: töötajaga sõlmitud töölepingu nõuetekohane täitmine.
Igal juhul säilitatakse "tavalisi" isikuandmeid, näiteks:
- Nimi;
- Aadress;
- Sünnikuupäev;
- passi/isikutunnistuse koopia;
- BSN number
- Allkirjastatud tööleping koos töötingimuste ja lisadega;
- Töötajate tulemuslikkuse ja arenguandmed, näiteks hindamisaruanded.
Tööandjad võivad laiendada personalifaili, et see hõlmaks muid andmeid, nagu tööandja isiklikud märkmed, töölt puudumise andmed, kaebused, hoiatused, intervjuude protokollid jne.
Tööandjana on oluline neid andmeid regulaarselt ajakohastada, et tagada seadusjärgsete säilitustähtaegade õigsus ja täpsus.
- Millal võib personalitoimikus töödelda tavalisi isikuandmeid?
Tööandja peab arvestama, millal ja milliseid "tavalisi" isikuandmeid võib personalitoimikus säilitada. AVG artikli 6 kohaselt võivad tööandjad salvestada personalitoimikusse „tavalisi” isikuandmeid kuuel põhjusel. Need põhjused hõlmavad järgmist:
- Töötaja on andnud töötlemiseks nõusoleku;
- Töötlemine on vajalik töötaja (töö)lepingu täitmiseks;
- Töötlemine on vajalik tööandja juriidilise kohustuse tõttu (nt maksude ja sissemaksete tasumine);
- Töötlemine on vajalik töötaja või muu füüsilise isiku eluliste huvide kaitseks (näide, kui ähvardav oht on otsene, kuid töötaja on vaimselt võimetu nõusolekut andma);
- Töötlemine on vajalik avalikes huvides/avaliku korra tagamiseks;
- Töötlemine on vajalik tööandja või kolmanda isiku õigustatud huvide rahuldamiseks (v.a juhul, kui töötaja huvid kaaluvad üles tööandja õigustatud huvid).
- Milliseid andmeid ei tohi personalitoimikus töödelda?
Lisaks failis sisalduvatele tavalistele andmetele on ka andmeid, mida (tavaliselt) ei tohiks lisada, kuna need on oma olemuselt eriti tundlikud. Need on eriandmed ja hõlmavad järgmist:
- Uskumused;
- Seksuaalne orientatsioon;
- Rass või etniline kuuluvus;
- Meditsiinilised andmed (sh juhul, kui töötaja on need vabatahtlikult esitanud).
Eriandmeid võib AVG alla salvestada ainult 10 erandi korral. Peamised 3 erandit on järgmised:
- Töötaja on andnud töötlemiseks selgesõnalise nõusoleku;
- Töötlete isikuandmeid, mida töötaja ise on sihipäraselt avaldanud;
- Töötlemine on vajalik ülekaaluka avaliku huvi jaoks (sellele tuginemiseks on vaja Hollandi õiguslikku alust).
- Personalitoimiku turvameetmed
Kellel on õigus näha personalitoimikut?
Personalitoimikuga võivad tutvuda ainult isikud, kellele on töö tegemiseks juurdepääs vajalik. Nende isikute hulka kuuluvad näiteks tööandja ja personaliosakonna töötajad. Samuti on töötajal endal õigus näha oma personalitoimikut ja muuta ebaõigeid andmeid.
Turvanõuded failile
Peale selle on oluline arvestada, et AVG seab nõuded personalitoimikute digitaalsele või paberkandjale säilitamisele. Tööandjana olete kohustatud rakendama meetmeid töötajate privaatsuse kaitsmiseks. Seetõttu peab fail olema kaitstud küberkuritegevuse, volitamata juurdepääsu, muutmise või kustutamise eest.
- Töötajate toimiku säilitamise tähtaeg
AVG sätestab, et isikuandmeid võib säilitada piiratud aja jooksul. Mõnedele andmetele kehtib seadusega ettenähtud säilitustähtaeg. Muude andmete puhul on tööandja kohustatud määrama tähtajad andmete kustutamiseks või andmete õigsuse perioodiliseks kontrollimiseks. AVG märgib, et tuleb võtta mõistlikud meetmed, et tagada ebatäpsete andmete säilitamine toimikus.
Kas soovite rohkem teada töötajate failide säilitustähtaegade kohta? Seejärel lugege meie blogi töötajate toimikute säilitamise tähtajad.
Kas teie personalitoimik vastab ülaltoodud nõuetele? Siis on tõenäoline, et see ühildub AVG-ga.
Kui teil on pärast selle ajaveebi lugemist endiselt küsimusi personalitoimiku või AVG kohta, võtke meiega ühendust. Meie tööjuristid aitab teid hea meelega!