Kas saate registreerida ettevõtte virtuaalse kontori aadressil?

Ettevõtjate seas on levinud küsimus, kas saate ettevõtte registreerida virtuaalse kontori aadressil. Uudistes loete sageli Hollandi postiaadressiga välismaiseid ettevõtteid. Niinimetatud postkastifirmadel on eelised. Enamik ettevõtjaid teab, et see võimalus on olemas, kuid kuidas te seda haldate ja milliseid nõudeid peate täitma, on paljudele endiselt ebaselge. Kõik algab registreerimisest kaubanduskojas. Ettevõtte registreerimine on võimalik ka siis, kui elate välismaal. Siiski on olemas peamine taotlus: teie ettevõttel peab olema Madalmaade külastusaadress või teie ettevõtte äritegevus peab toimuma Hollandis.

Kas saate registreeruda-ettevõtte-aadressil-virtuaalse kontori-aadressil

Juriidiliste nõuete veebipood

As the owner of a webshop you have legal obligations towards the customer.  It is mandatory to have a  return policy, you must be reachable for customer enquiries, you are liable for the warranty and you are required to offer at least one after-payment option. In the case of a consumer purchase, the demand is also that a consumer does not have to pay more than 50% of the purchase amount in advance. Of course it is allowed, if the consumer does this voluntarily, to do a full payment but a (web) retailer is not allowed to oblige. This demand only applies when you purchase products, for services, full prepayment is required.

Kas aadressi mainimine on kohustuslik?

Kontaktteabe asukoht peab veebipoes olema selgelt ja loogiliselt leitav. Selle põhjuseks on asjaolu, et kliendil on õigus teada, kellega ta äri teeb. Seda nõuet toetab seadus ja see on seetõttu kohustuslik kõigile veebipoodidele.

Kontaktteave koosneb kolmest osast:

  • Ettevõtte identiteet
  • Ettevõtte kontaktandmed
  • Ettevõtte geograafiline aadress.

The identity of the company means the registration details of the company such as the Chamber of Commerce number, the VAT-number and the company name. The contact details are the data that consumers can use to contact the webshop. The geographical address is referred to as the address from which the company does its business. The geographical address must be a visitable address and cannot be a P.O. Box address. In many small webshops, is the contact address  the same as the geographical address. It may be difficult to comply with the requirement to provide contact details. Here below you can read more about how you can still meet this requirement.

Virtuaalne aadress

If you don’t want or aren’t able to give a visitable address on your webshop, you can use a virtual office address. This address can also be managed by the organization you pay rent to. This kind of organizations also have various services such as tracking and forwarding of postal items. Having a Dutch address is good for the trust of visitors of  your webshop.

Kelle jaoks?

Võib-olla vajate virtuaalset kontoriaadressi mitmel põhjusel. Virtuaalse kontori aadress on enamasti:

  • Inimesed, kes tegelevad kodus äriga; kes soovivad äri- ja eraelu lahus hoida.
  • Inimesed, kes tegelevad välismaal äriga, kuid proovivad säilitada kontorit ka Hollandis;
  • Inimesed, kellel on Madalmaades ettevõte, kes sooviksid virtuaalset kontorit.

Teatavatel tingimustel võib kaubanduskojas registreerida virtuaalse aadressi.

Registreerimine kaubanduskojas

Kandideerimise käigus registreeritakse üks või mitu teie ettevõtte filiaali. Selle käigus registreeritakse nii postiaadress kui ka külastusaadress. Külastusaadress kehtib ainult siis, kui saate tõestada, et teie filiaal asub seal. Seda saab kontrollida üürilepingu abil. See kehtib ka juhul, kui teie ettevõte asub ärikeskuses. Kui üürilepingust näete, et rendite püsivalt kontorit (ruumi), võite selle registreerida oma külastusaadressina äriregistris. Püsiva üüriaadressi omamine ei tähenda, et peate alati kohal olema, kuid vajadusel peab teil olema võimalus alaliselt kohal olla. Näiteks kui rendite laua või kontori kaheks tunniks nädalas, ei piisa oma ettevõtte registreerimise nõuete täitmiseks.

Ettevõtte registreerimiseks peab teil olema saadaval mitu dokumenti:

  • Kaubanduskoja registreerimisvormid;
  • Allkirjastatud rendi-, ostu- või rendileping Hollandi külastusaadressilt;
  • Kehtiva isikut tõendava dokumendi legaliseeritud koopia (saate selle korraldada Hollandi saatkonna või notari juures);
  • Selle välisriigi elanike registri väljavõte või legaliseeritud koopia, kus te elate, või mõni muu ametliku organisatsiooni dokument, milles on märgitud teie välisriigi aadress.

Kaubanduskoja määrused virtuaalse kontori kohta

Viimastel aastatel on märgatud, et virtuaalne kontor oli kontor, kus ettevõte asus, kuid kus tegelikku tööd ei tehtud. Paar aastat tagasi muutis kaubanduskoda virtuaalse kontori reegleid. Varem oli tavaline, et nn Ghost ettevõtted asusid oma äri ajama virtuaalsel kontoriaadressil. Ebaseadusliku tegevuse vältimiseks kontrollib kaubanduskoda, kas ettevõtetel on virtuaalne kontor, kes samuti oma tegevust samal aadressil teostavad. Kaubanduskoda nimetab seda jätkusuutlikku äritavaks. See ei tähenda, et ka ettevõtjad, kellel on virtuaalne kontor, peavad seal püsivalt viibima, kuid see tähendab, et neil peab olema võimalus vajadusel püsivalt kohal olla.

Kui teil on selle ajaveebi kohta küsimusi või kui teil on kaubanduskojaga raskusi, võtke ühendust Law & More. Vastame teie küsimustele ja pakume vajadusel õigusabi.

Jaga